Proje Uygulama Süreci Nasıldır?

Kuruluşunuz ve Ajans arasındaki sözleşme, tarafların yükümlülüklerini, raporlama, maliyetlerin uygunluğu, muhasebeleştirme, ödemeler gibi konuları tanımlayan ana doküman olup, destek sözleşmesi özel koşullar, genel koşullar, proje bütçesi ve proje sürecinde kullanılacak diğer belge ve formlardan oluşur.

• Özel Koşullar proje süresini, toplam proje maliyetini, mali destek ödeme ve raporlama takvimini belirler.
• Genel Koşullar sözleşme kapsamındaki genel yükümlülükler ve mali koşulları belirler. Raporlama, bilgi sağlama, görünürlük, hesaplar ile teknik ve mali kontroller hususunda sorumluluklarınızı belirtir.
• Proje Bütçesi proje maliyetlerinin dökümünü, beklenen finansman kaynaklarını ve maliyetlerin doğrulanmasını içerir.

Yararlanıcıların projelerini, Ajans ile imzaladıkları sözleşme hükümleri doğrultusunda uygulamaları esas olmakla beraber, sözleşmenin imzalanmasından sonra projenin uygulamasını zorlaştıracak veya geciktirecek önceden öngörülemeyen ve beklenmeyen durumlar söz konusu olduğunda sözleşme değişiklikleri söz konusu olabilmektedir. Destek sözleşmeleri iki yolla değiştirilebilir.

• Bildirim Mektubu: Sözleşmede yapılacak küçük değişiklikler için Ajansın ön onayı olmadan gerçekleştirilebilir. Fakat değişiklikten sonraki 10 iş günü içerisinde Ajansa bildirmek gerekir. 
• Zeyilname: Sözleşmede yapılacak temel değişiklikler Ajansın ön onayına tabidir. Sözleşmedeki temel değişiklikler, zeyilnamenin Ajans ve yararlanıcı tarafından imzalanmasından önce uygulanamaz ve geriye dönük faaliyetleri kapsayamaz.

Bildirim mektubu ve zeyilname hakkında detaylı bilgi için lütfen Proje Uygulama Rehberini inceleyiniz.

Projenize sağlanan mali destek maliyet esaslı olup, projenizin uygun maliyet tahminini yansıtmaktadır. Ara ve nihai raporların mali değerlendirilmesi sırasında, Ajans tarafından projenin uygun maliyetleri belirlenmektedir.

Ajans, toplam uygun maliyetinizin sözleşme ile belirlenmiş mali destek oranından daha fazla ödeme yapamamaktadır. Eğer toplam proje harcamanız başlangıçta belirlenenden daha düşük seviyede olursa, projenize tahsis edilen mali destek aynı oranda düşecektir. Değişen piyasa koşulları nedeniyle uygulama döneminde gerçekleşen harcamaların toplam bütçe tutarını aşması halinde, bütçe toplamını aşan tutara Ajansın hiçbir koşulda ortak olamamaktadır.

Uygun maliyet ve uygun olmayan maliyetler hakkında detaylı bilgi için lütfen Proje Uygulama Rehberini inceleyiniz.

Proje süresi boyunca sözleşmenizin Özel Koşullarında belirtilen raporların,  yine Özel Koşullarda belirtilen zamanlarda Ajansa sunulması gerekmektedir. Bu raporlar ara rapor, nihai rapor, yararlanıcı beyan raporu, proje sonrası değerlendirme raporu ve harcama teyididir.

• Ara Rapor: Sözleşmede belirtilen ara raporlama döneminin bitimini müteakip 7 gün içinde Ajans’a sunulur. Ajans, rapora ilişkin incelemelerini 10 günde tamamlar.
• Nihai Rapor: Proje uygulama süresinin bitimini müteakip en geç 30 gün içinde Ajans’a sunmanız gerekmektedir. Ajans, rapora ilişkin incelemelerini 30 gün de tamamlar.
• Harcama Teyidi: Destek miktarı 200.000 TL’nin üzerinde olan kamu kuruluşu hariç diğer projelerde nihai raporun eki olarak hazırlanır. YMM tarafından hazırlanır.
• Yararlanıcı Beyan Raporu: Sözleşme başlangıcından sonra her iki ayda bir olacak şekilde, takip eden ayın 7. gününe kadar Ajans’a sunmanız gerekmektedir. e-posta ile Ajansa sunulur.
• Proje Sonrası Değerlendirme Raporu: Proje bitiminden 3 ay sonra Ajansa sunulur. Değerlendirmeleri, izlenimleri, sorunları ve önerileri içerir.

Projeniz kapsamında yükümlü olduğunuz raporlamalar hakkında detaylı bilgi için lütfen Proje Uygulama Rehberini inceleyiniz.

Destek sözleşmesinin Özel Koşullarında belirtilen oranlarda ödemeler gerçekleşir. Toplamda üç parçada gerçekleşen bu ödemeler ön, ara ve nihai ödeme olarak ayrılır.

• Ön Ödeme: Destek sözleşmesinden doğan damga vergisinin tahakkuku belgesiyle birlikte merkezi bütçeli kuruluşlar için eş finansmanının %100’ünü yatırma dekontunu Ajansa sunulması sonrasında, toplam destek tutarının %40’ı olarak gerçekleştirilir. Bu oran %20’den az %60’dan fazla olmamak koşulu ile Ajans tarafından değiştirilebilir.
• Ara ve Nihai Ödeme: Ön ödeme sonrasında yapılacak diğer ödemeler, hakkediş esasına göre gerçekleştirilir ve Ajans usulüne uygun olarak yapılmış harcamalara eş finansmanı oranında katılır. Ajansın ara ve nihai ödemeleri yapabilmesi için, ön ödeme tutarının ve aynı oranda eş finansmanın usulüne uygun olarak harcandığını kanıtlayan belgelerin Ajansa teslimi ve kabulü gerekmektedir.           

Yararlanıcılar ve ortakları; projelerinin Ajans tarafından desteklendiğini ve Kalkınma Ajanslarının ulusal düzeyde Kalkınma Bakanlığı tarafından koordine edildiğinin görünürlüğünü sağlamakla yükümlüdür. Bu yükümlülükler, Ajans tarafından hazırlanan görünürlük rehberinde belirlenen kurallar ile uyumlu olmalıdır.

Projeniz kapsamında yükümlü olduğunuz tanıtım ve görünürlük kuralları hakkında detaylı bilgi için lütfen Görünürlük Rehberini inceleyiniz. Bu bilgilere ayrıca “Görünürlüğü Nasıl Gerçekleştiririm?” sekmesinden de ulaşabilirsiniz.

Yararlanıcıların desteklenen proje ve faaliyetleri kapsamında yapacakları ihale ve satın alma faaliyetleri, harcama usul ve esasları ilgili kanunlarca belirlenen kurum ve kuruluşlar bakımından kendi mevzuatlarına göre, diğer kişi, kurum ve kuruluşlar bakımından ise Kalkınma Ajansları Tarafından Sağlanan Destekler İçin Satın Alma Rehberinde belirtilen usul ve esaslara göre yapılır.

Projeniz kapsamında uygulamakla yükümlü olduğunuz satın alma kuralları hakkında detaylı bilgi için lütfen Satınalma Rehberini inceleyiniz. Bu bilgilere ayrıca “Projede Satın Alma İşlemlerini Nasıl Yapmalıyım?” sekmesinden de ulaşabilirsiniz.

İzlemenin temel amacı, verilen mali desteklerin sözleşmede belirtilen amaçlar doğrultusunda kullanıldığının doğrulanmasıdır. Ajans, projelerin uygulamasını izlemekle sorumlu olup, izlemeler projelerin kurallara göre uygulanmasını, proje esnasında doğabilecek sorunları tespit edilmesini ve yararlanıcılara bu problemlere ilişkin sürekli destek sağlamasını temin eder.