Proje Uygulama Süreci

Proje Uygulama Süreci kapsamında Başvuru Sahipleri tarafından sorulan soruları paylaşıyoruz. Soruların üstüne tıklayarak cevaplarını görüntüleyebilirsiniz.

Projesi biten, nihai raporunu sunan ve nihai ödemesini alan yararlanıcılar sözleşme esnasında vermiş oldukları teminat mektubunu/nakit teminatı geri alabilirler. Teminat mektubu/nakit teminatın Ajanstan geri alınması için yararlanıcılar şu prosedürü izlemelidirler:

-  Projenin bittiğinin, nihai raporun verildiğinin ve nihai ödemenin alındığını belirten ayrıca teminat mektubunun/nakit teminatın geri alınmasının talep edildiği bir dilekçe hazırlamak gerekmektedir. Bu dilekçe yararlanıcının yasal temsilcisi tarafından imzalanmalıdır. Yararlanıcı sözleşme esnasında teminat mektubu verdiyse;  dilekçesinde teminat mektubunu Ajans’tan almaya yetkili olan kişinin ad soyadı ve TC kimlik numarasını da belirtmelidir.  Yararlanıcı sözleşme esnasında nakit teminat yatırdıysa; dilekçesinde nakit teminatın iade edilmesini istediği banka hesabı bilgileri ve IBAN numarasını da belirtmelidir.

-  Teminat mektubunu Ajans’tan almaya yetkilendirilen kişinin nüfus cüzdan fotokopisi dilekçeye eklenmelidir.

-  Dilekçenin hazırlandığı tarihten en geç 15 gün öncesine ait vergi borcu yoktur yazısı ve dilekçenin hazırlandığı tarihten en geç 1 ay öncesine ait SGK borcu yoktur yazısı dilekçeye eklenmelidir.

-  Yukarıdaki belgeler hazırlandıktan ve Ajans’a teslim edilmesiyle teminat mektubu/nakit teminat iadesi prosedürü tamamlanmış olmaktadır ve yararlanıcılar teminat mektubu/nakit teminat iadesini alabilirler.

Sözleşme değişikliği bildirim mektubu zeyilname standart formları “Proje Uygulama Rehberi” sayfa 34-36 arasında bulunmaktadır. Söz konusu dokümanlar Ajans internet sitesi proje uygulama rehberi eklerinden de her zaman dijital formda indirilebilir.

Ajansın yapacağı ödeme prosedürleri ile ilgili detaylı bilgiye “Proje Uygulama Rehberi” sayfa 21-22 arasından ulaşılabilir.

Konuyla ilgili bilgiye “Proje Uygulama Rehberi” sayfa 20-21 arasından ulaşılabilir.

Ajans ara raporları teslim almasından sonraki incelemelerini 10 gün, nihai rapora ilişkin incelemelerini ise 30 gün içinde tamamlar. Yararlanıcıların sunmuş oldukları ara ve nihai raporlar Ajans tarafından incelenir ve uygun bulunması durumunda ödemeler yapılır.  Eğer Ajans yapmış olduğu incelemede raporla ilgili eksiklikler görürse yararlanıcılar söz konusu eksiklikleri tamamlamak zorundadır.

Yararlanıcılar proje uygulama süresince ara dönemlerde Ajans ile imzalamış oldukları sözleşme gereği ara rapor düzenlemek zorundadırlar. Ayrıca yararlanıcılar proje bitiminde nihai raporu yine Ajans ile imzalamış oldukları sözleşme gereği düzenlemek zorundadırlar. Yararlanıcıların sunması gereken ara raporların ve nihai raporların dönemi ve sayısı Ajans tarafından imzaladıkları sözleşmede belirtilmiştir. Yararlanıcılar ara raporlarını sözleşmede belirtilen raporlama dönemine müteakip yedi gün içinde Ajansa sunarlar. Yararlanıcılar nihai raporlarını proje uygulama süresinin bitimine müteakip en geç 30 gün içinde Ajansa sunarlar.
 

Raporlar teknik ve mali olmak üzere iki kısımdan oluşur.

Teknik Bölüm:

Yararlanıcılar, teknik bölümde açıklama kısmını doldururken proje ortakları, nihai faydalanıcılar, hedef gruplar gibi kısımlarda yazmış oldukları bilgilerin proje ile birebir aynı olmasına dikkat etmelidirler.

Yararlanıcılar, teknik bölümde proje faaliyetleri ile ilgili kısımları doldururken; Ajans tarafından düzenlenen ilk izleme ziyareti esnasında hazırlanan ve yararlanıcı tarafından imzalanan ilk izleme ziyareti formunda yazan faaliyetlerin birebir aynısını yazmalıdırlar. Bu faaliyetlerin hepsi raporlama dönemi itibariyle değerlendirilmelidir (faaliyet kapsamında yapılanlar, faaliyetin gerçekleşme oranı, tamamlanamayan faaliyetler için öngörüler).

Yararlanıcılar, teknik bölümde performans göstergelerini doldururken 10.000 TL üzerindeki satınalmalar ve faaliyet planını raporlama dönemi itibariyle güncel bir şekilde doldurmalıdır.

Yararlanıcılar, teknik bölümde performans göstergeleri ile ilgili kısmı doldururken,  Ajans tarafından düzenlenen ilk izleme ziyareti esnasında hazırlanan ve yararlanıcı tarafından imzalanan ilk izleme ziyareti formunda yazan performans göstergeleri, başlangıç değerleri ve hedeflenen değerler birebir aynı olacak şekilde rapora işlenmelidir. Raporlama dönemi itibariyle performans göstergelerinde değişiklik olduysa söz konusu değişiklikler gerçekleşen kısmına işlenmelidir. Eğer gerçekleşen performans göstergesi olduysa performans göstergesindeki gerçekleşmeyi ispatlayan destekleyici belgeler rapora eklenmelidir.(Örneğin performans göstergesinde katılım sağlanan fuar sayısı 1 artmıştır destekleyici belge olarak fuar katılım sözleşmesi, fuardaki görüntüler vb. konulabilir.)

Yararlanıcılar, teknik bölümde ortaklar ve diğer işbirlikleri ve görünürlük ile ilgili kısımlara raporlama dönemi itibariyle güncel olacak şekilde doldurmalıdırlar. Görünürlük kısmındaki açıklamaları destekleyecek görünürlük örnekleri rapora eklenmelidir. (Örneğin tabela fotoğrafı, broşür örneği, cd örneği vb.)

Mali Bölüm:

Raporların mali kısmında proje harcama özeti, hesap (muhasebe) defteri ve her bir ana bütçe kalemi için bütçe-harcama bilgileri ile dekont/ödeme belgesi destekleyici belgelerin sıra numarası gibi gösteren standart formlar bulunmaktadır. Bu formlar projeye uygun olacak şekilde doldurulmalı ve her ana bütçe kalemi için geken destekleyici belgelerin tam olduğunda emin olunmalıdır. Destekleyici belgelerin tam olduğundan emin olmak için proje uygulama rehberi, satınalma rehberi ve rapor kontrol listesinden yararlanılmalıdır.

Proje harcama özetinde bütçe ile ilgili kısımda orijinal bütçe sütununa sözleşme ile birlikte kabul edilen bütçe birebir aynı olacak şekilde işlenmelidir.  Nihai bütçe sütununa eğer proje esnasında zeyilname veya küçük değişiklikler sonrası sözleşme esnasında mutabık kalınan bütçede değişiklik olduysa bu değişikliklerle beraber yeni bütçe yazılmalıdır. Herhangi bir değişiklik olmadıysa bu sütun boş bırakılmalıdır. Gerçekleşen harcamalar sütununa proje kapsamımda gerçekleşen bütün harcamalar ilgili bütçe kalemlerine işlenmelidir. Fark sütununa ise proje bütçesinde zeyilname veya küçük değişiklik olmadıysa orijinal bütçe ve gerçekleşen harcamalar arasındaki fark; zeyilname veya küçük değişiklik olduysa nihai bütçe sütunu ile gerçekleşen harcamalar sütunu arasındaki fark ilgili bütçe kalemlerinin hücrelerine işlenmelidir.

Proje harcama özetinde fon kaynakları ile ilgili kısım doldurulurken yine orijinal bütçe ile ilgili kısma sözleşme esnasında mutabık kalınan bütçe bilgileri işlenmelidir. Eğer zeyilname veya küçük değişiklikler olduysa nihai bütçe sütununa değişiklikler sonrası bütçe bilgileri işlenmelidir. Gerçekleşen harcamalar sütununa proje kapsamında gerçekleşen harcamalar işlenmelidir. Fark sütununa orijinal bütçe ile gerçekleşen harcamalar arasındaki fark, eğer bütçede değişiklik olduysa nihai bütçe ile gerçekleşen harcamalar arsındaki fark işlenmelidir.

Ara Raporda Proje Harcama Takvimi ve Hesap (muhasebe) Defteri Ara Mali Rapor Dönemine Sözleşmede yazan dönem veya zeyilname ile düzeltilen dönem yazılmalıdır. (Mesela: Temmuz 2011, Ağustos 2011 gibi). Dolayısıyla belirtilen ayın son gününe kadar olan harcamalar işlenmelidir.

Hesap (muhasebe defteri) ayrıntılı bütçedir. Nihai bütçe ile ilgili sütuna eğer zeyilname veya küçük değişiklik olmadıysa sözleşme esnasında mutabık kalınan bütçe birebir şekilde, zeyilname veya küçük değişiklik olduysa değişiklik sonrası bütçe birebir aynı olacak şekilde bütçe başlığını da içerecek şekilde işlenmelidir. Gerçekleşen harcamalar sütununda her bütçe kalemi için yapılan harcamalar ayrıntılı bir şekilde işlenmelidir.

Hesap (Muhasebe) defterinden sonra gelen formlar proje bütçesindeki her bir ana kalem için (insan kaynakları, seyahat, ekipman malzeme vb. gibi) ayrıntılı bütçe bilgileri, harcama bilgileri, banka dekontu/ ödeme beldesi ara rapor sıra numarası gibi bilgilerin olduğu dokümanlardır. Bu dokümanların arkasına banka dekontu, fatura, sosyal güvenlik dokümanları gibi raporda beyan edilen harcamaları destekleyen belgeler eklenecektir. Destekleyici belgeler düzenli bir şekilde ve bir sıra numarası verilerek rapora konulmalıdır. Örneğin insan kaynakları ile ilgili dokümanlar ilgili harcama bilgilerinin olduğu dokümanın arkasına gelecek şekilde bir sıra numarası verilerek yerleştirilmelidir. Verilen sıra numarası harcama bilgilerinin odluğu dokümanda ilgili yerlere işlenmelidir. Destekleyici belgeler ile ilgili bilgilere proje uygulama rehberi, satın alma rehberi ve rapor kontrol listesinden ulaşılabilir.

Satın almalarda rapor döneminde imzalanan sözleşmeler, Proje Uygulama Rehberi’nin 79’uncu sayfasında bulunan ALT YÜKLENİCİ LİSTESİNE işlenerek sunulmalıdır.

Yararlanıcılar raporla beraber proje hesaplarının olduğu bankadan onaylı hesap hareketleri tablosunu da sunmayı unutmamalılardır.

Nihai rapor sunulurken firmanın muhasebe/mizan/demirbaş defterleri ile gerekliyse yeminli mali müşavir raporunun sunulduğundan emin olunmalıdır.

Raporlar teknik ve mali olmak üzere iki kısımdan oluşur.

Teknik Bölüm:

Yararlanıcılar, teknik bölümde açıklama kısmını doldururken proje ortakları, nihai faydalanıcılar, hedef gruplar gibi kısımlarda yazmış oldukları bilgilerin proje ile birebir aynı olmasına dikkat etmelidirler.

Yararlanıcılar, teknik bölümde proje faaliyetleri ile ilgili kısımları doldururken; Ajans tarafından düzenlenen ilk izleme ziyareti esnasında hazırlanan ve yararlanıcı tarafından imzalanan ilk izleme ziyareti formunda yazan faaliyetlerin birebir aynısını yazmalıdırlar. Bu faaliyetlerin hepsi raporlama dönemi itibariyle değerlendirilmelidir (faaliyet kapsamında yapılanlar, faaliyetin gerçekleşme oranı, tamamlanamayan faaliyetler için öngörüler).

Yararlanıcılar, teknik bölümde performans göstergelerini doldururken 10.000 TL üzerindeki satınalmalar ve faaliyet planını raporlama dönemi itibariyle güncel bir şekilde doldurmalıdır.

Yararlanıcılar, teknik bölümde performans göstergeleri ile ilgili kısmı doldururken,  Ajans tarafından düzenlenen ilk izleme ziyareti esnasında hazırlanan ve yararlanıcı tarafından imzalanan ilk izleme ziyareti formunda yazan performans göstergeleri, başlangıç değerleri ve hedeflenen değerler birebir aynı olacak şekilde rapora işlenmelidir. Raporlama dönemi itibariyle performans göstergelerinde değişiklik olduysa söz konusu değişiklikler gerçekleşen kısmına işlenmelidir. Eğer gerçekleşen performans göstergesi olduysa performans göstergesindeki gerçekleşmeyi ispatlayan destekleyici belgeler rapora eklenmelidir.(Örneğin performans göstergesinde katılım sağlanan fuar sayısı 1 artmıştır destekleyici belge olarak fuar katılım sözleşmesi, fuardaki görüntüler vb. konulabilir.)

Yararlanıcılar, teknik bölümde ortaklar ve diğer işbirlikleri ve görünürlük ile ilgili kısımlara raporlama dönemi itibariyle güncel olacak şekilde doldurmalıdırlar. Görünürlük kısmındaki açıklamaları destekleyecek görünürlük örnekleri rapora eklenmelidir. (Örneğin tabela fotoğrafı, broşür örneği, cd örneği vb.)

Mali Bölüm:

Raporların mali kısmında proje harcama özeti, hesap (muhasebe) defteri ve her bir ana bütçe kalemi için bütçe-harcama bilgileri ile dekont/ödeme belgesi destekleyici belgelerin sıra numarası gibi gösteren standart formlar bulunmaktadır. Bu formlar projeye uygun olacak şekilde doldurulmalı ve her ana bütçe kalemi için geken destekleyici belgelerin tam olduğunda emin olunmalıdır. Destekleyici belgelerin tam olduğundan emin olmak için proje uygulama rehberi, satınalma rehberi ve rapor kontrol listesinden yararlanılmalıdır.

Proje harcama özetinde bütçe ile ilgili kısımda orijinal bütçe sütununa sözleşme ile birlikte kabul edilen bütçe birebir aynı olacak şekilde işlenmelidir.  Nihai bütçe sütununa eğer proje esnasında zeyilname veya küçük değişiklikler sonrası sözleşme esnasında mutabık kalınan bütçede değişiklik olduysa bu değişikliklerle beraber yeni bütçe yazılmalıdır. Herhangi bir değişiklik olmadıysa bu sütun boş bırakılmalıdır. Gerçekleşen harcamalar sütununa proje kapsamımda gerçekleşen bütün harcamalar ilgili bütçe kalemlerine işlenmelidir. Fark sütununa ise proje bütçesinde zeyilname veya küçük değişiklik olmadıysa orijinal bütçe ve gerçekleşen harcamalar arasındaki fark; zeyilname veya küçük değişiklik olduysa nihai bütçe sütunu ile gerçekleşen harcamalar sütunu arasındaki fark ilgili bütçe kalemlerinin hücrelerine işlenmelidir.

Proje harcama özetinde fon kaynakları ile ilgili kısım doldurulurken yine orijinal bütçe ile ilgili kısma sözleşme esnasında mutabık kalınan bütçe bilgileri işlenmelidir. Eğer zeyilname veya küçük değişiklikler olduysa nihai bütçe sütununa değişiklikler sonrası bütçe bilgileri işlenmelidir. Gerçekleşen harcamalar sütununa proje kapsamında gerçekleşen harcamalar işlenmelidir. Fark sütununa orijinal bütçe ile gerçekleşen harcamalar arasındaki fark, eğer bütçede değişiklik olduysa nihai bütçe ile gerçekleşen harcamalar arsındaki fark işlenmelidir.

Ara Raporda Proje Harcama Takvimi ve Hesap (muhasebe) Defteri Ara Mali Rapor Dönemine Sözleşmede yazan dönem veya zeyilname ile düzeltilen dönem yazılmalıdır. (Mesela: Temmuz 2011, Ağustos 2011 gibi). Dolayısıyla belirtilen ayın son gününe kadar olan harcamalar işlenmelidir.

Hesap (muhasebe defteri) ayrıntılı bütçedir. Nihai bütçe ile ilgili sütuna eğer zeyilname veya küçük değişiklik olmadıysa sözleşme esnasında mutabık kalınan bütçe birebir şekilde, zeyilname veya küçük değişiklik olduysa değişiklik sonrası bütçe birebir aynı olacak şekilde bütçe başlığını da içerecek şekilde işlenmelidir. Gerçekleşen harcamalar sütununda her bütçe kalemi için yapılan harcamalar ayrıntılı bir şekilde işlenmelidir.

Hesap (Muhasebe) defterinden sonra gelen formlar proje bütçesindeki her bir ana kalem için (insan kaynakları, seyahat, ekipman malzeme vb. gibi) ayrıntılı bütçe bilgileri, harcama bilgileri, banka dekontu/ ödeme beldesi ara rapor sıra numarası gibi bilgilerin olduğu dokümanlardır. Bu dokümanların arkasına banka dekontu, fatura, sosyal güvenlik dokümanları gibi raporda beyan edilen harcamaları destekleyen belgeler eklenecektir. Destekleyici belgeler düzenli bir şekilde ve bir sıra numarası verilerek rapora konulmalıdır. Örneğin insan kaynakları ile ilgili dokümanlar ilgili harcama bilgilerinin olduğu dokümanın arkasına gelecek şekilde bir sıra numarası verilerek yerleştirilmelidir. Verilen sıra numarası harcama bilgilerinin odluğu dokümanda ilgili yerlere işlenmelidir. Destekleyici belgeler ile ilgili bilgilere proje uygulama rehberi, satın alma rehberi ve rapor kontrol listesinden ulaşılabilir.

Satın almalarda rapor döneminde imzalanan sözleşmeler, Proje Uygulama Rehberi’nin 79’uncu sayfasında bulunan ALT YÜKLENİCİ LİSTESİNE işlenerek sunulmalıdır.

Yararlanıcılar raporla beraber proje hesaplarının olduğu bankadan onaylı hesap hareketleri tablosunu da sunmayı unutmamalılardır.

Nihai rapor sunulurken firmanın muhasebe/mizan/demirbaş defterleri ile gerekliyse yeminli mali müşavir raporunun sunulduğundan emin olunmalıdır.

Raporlar teknik ve mali olmak üzere iki kısımdan oluşur.

Teknik Bölüm:

Yararlanıcılar, teknik bölümde açıklama kısmını doldururken proje ortakları, nihai faydalanıcılar, hedef gruplar gibi kısımlarda yazmış oldukları bilgilerin proje ile birebir aynı olmasına dikkat etmelidirler.

Yararlanıcılar, teknik bölümde proje faaliyetleri ile ilgili kısımları doldururken; Ajans tarafından düzenlenen ilk izleme ziyareti esnasında hazırlanan ve yararlanıcı tarafından imzalanan ilk izleme ziyareti formunda yazan faaliyetlerin birebir aynısını yazmalıdırlar. Bu faaliyetlerin hepsi raporlama dönemi itibariyle değerlendirilmelidir (faaliyet kapsamında yapılanlar, faaliyetin gerçekleşme oranı, tamamlanamayan faaliyetler için öngörüler).

Yararlanıcılar, teknik bölümde performans göstergelerini doldururken 10.000 TL üzerindeki satınalmalar ve faaliyet planını raporlama dönemi itibariyle güncel bir şekilde doldurmalıdır.

Yararlanıcılar, teknik bölümde performans göstergeleri ile ilgili kısmı doldururken,  Ajans tarafından düzenlenen ilk izleme ziyareti esnasında hazırlanan ve yararlanıcı tarafından imzalanan ilk izleme ziyareti formunda yazan performans göstergeleri, başlangıç değerleri ve hedeflenen değerler birebir aynı olacak şekilde rapora işlenmelidir. Raporlama dönemi itibariyle performans göstergelerinde değişiklik olduysa söz konusu değişiklikler gerçekleşen kısmına işlenmelidir. Eğer gerçekleşen performans göstergesi olduysa performans göstergesindeki gerçekleşmeyi ispatlayan destekleyici belgeler rapora eklenmelidir.(Örneğin performans göstergesinde katılım sağlanan fuar sayısı 1 artmıştır destekleyici belge olarak fuar katılım sözleşmesi, fuardaki görüntüler vb. konulabilir.)

Yararlanıcılar, teknik bölümde ortaklar ve diğer işbirlikleri ve görünürlük ile ilgili kısımlara raporlama dönemi itibariyle güncel olacak şekilde doldurmalıdırlar. Görünürlük kısmındaki açıklamaları destekleyecek görünürlük örnekleri rapora eklenmelidir. (Örneğin tabela fotoğrafı, broşür örneği, cd örneği vb.)

Mali Bölüm:

Raporların mali kısmında proje harcama özeti, hesap (muhasebe) defteri ve her bir ana bütçe kalemi için bütçe-harcama bilgileri ile dekont/ödeme belgesi destekleyici belgelerin sıra numarası gibi gösteren standart formlar bulunmaktadır. Bu formlar projeye uygun olacak şekilde doldurulmalı ve her ana bütçe kalemi için geken destekleyici belgelerin tam olduğunda emin olunmalıdır. Destekleyici belgelerin tam olduğundan emin olmak için proje uygulama rehberi, satınalma rehberi ve rapor kontrol listesinden yararlanılmalıdır.

Proje harcama özetinde bütçe ile ilgili kısımda orijinal bütçe sütununa sözleşme ile birlikte kabul edilen bütçe birebir aynı olacak şekilde işlenmelidir.  Nihai bütçe sütununa eğer proje esnasında zeyilname veya küçük değişiklikler sonrası sözleşme esnasında mutabık kalınan bütçede değişiklik olduysa bu değişikliklerle beraber yeni bütçe yazılmalıdır. Herhangi bir değişiklik olmadıysa bu sütun boş bırakılmalıdır. Gerçekleşen harcamalar sütununa proje kapsamımda gerçekleşen bütün harcamalar ilgili bütçe kalemlerine işlenmelidir. Fark sütununa ise proje bütçesinde zeyilname veya küçük değişiklik olmadıysa orijinal bütçe ve gerçekleşen harcamalar arasındaki fark; zeyilname veya küçük değişiklik olduysa nihai bütçe sütunu ile gerçekleşen harcamalar sütunu arasındaki fark ilgili bütçe kalemlerinin hücrelerine işlenmelidir.

Proje harcama özetinde fon kaynakları ile ilgili kısım doldurulurken yine orijinal bütçe ile ilgili kısma sözleşme esnasında mutabık kalınan bütçe bilgileri işlenmelidir. Eğer zeyilname veya küçük değişiklikler olduysa nihai bütçe sütununa değişiklikler sonrası bütçe bilgileri işlenmelidir. Gerçekleşen harcamalar sütununa proje kapsamında gerçekleşen harcamalar işlenmelidir. Fark sütununa orijinal bütçe ile gerçekleşen harcamalar arasındaki fark, eğer bütçede değişiklik olduysa nihai bütçe ile gerçekleşen harcamalar arsındaki fark işlenmelidir.

Ara Raporda Proje Harcama Takvimi ve Hesap (muhasebe) Defteri Ara Mali Rapor Dönemine Sözleşmede yazan dönem veya zeyilname ile düzeltilen dönem yazılmalıdır. (Mesela: Temmuz 2011, Ağustos 2011 gibi). Dolayısıyla belirtilen ayın son gününe kadar olan harcamalar işlenmelidir.

Hesap (muhasebe defteri) ayrıntılı bütçedir. Nihai bütçe ile ilgili sütuna eğer zeyilname veya küçük değişiklik olmadıysa sözleşme esnasında mutabık kalınan bütçe birebir şekilde, zeyilname veya küçük değişiklik olduysa değişiklik sonrası bütçe birebir aynı olacak şekilde bütçe başlığını da içerecek şekilde işlenmelidir. Gerçekleşen harcamalar sütununda her bütçe kalemi için yapılan harcamalar ayrıntılı bir şekilde işlenmelidir.

Hesap (Muhasebe) defterinden sonra gelen formlar proje bütçesindeki her bir ana kalem için (insan kaynakları, seyahat, ekipman malzeme vb. gibi) ayrıntılı bütçe bilgileri, harcama bilgileri, banka dekontu/ ödeme beldesi ara rapor sıra numarası gibi bilgilerin olduğu dokümanlardır. Bu dokümanların arkasına banka dekontu, fatura, sosyal güvenlik dokümanları gibi raporda beyan edilen harcamaları destekleyen belgeler eklenecektir. Destekleyici belgeler düzenli bir şekilde ve bir sıra numarası verilerek rapora konulmalıdır. Örneğin insan kaynakları ile ilgili dokümanlar ilgili harcama bilgilerinin olduğu dokümanın arkasına gelecek şekilde bir sıra numarası verilerek yerleştirilmelidir. Verilen sıra numarası harcama bilgilerinin odluğu dokümanda ilgili yerlere işlenmelidir. Destekleyici belgeler ile ilgili bilgilere proje uygulama rehberi, satın alma rehberi ve rapor kontrol listesinden ulaşılabilir.

Satın almalarda rapor döneminde imzalanan sözleşmeler, Proje Uygulama Rehberi’nin 79’uncu sayfasında bulunan ALT YÜKLENİCİ LİSTESİNE işlenerek sunulmalıdır.

Yararlanıcılar raporla beraber proje hesaplarının olduğu bankadan onaylı hesap hareketleri tablosunu da sunmayı unutmamalılardır.

Nihai rapor sunulurken firmanın muhasebe/mizan/demirbaş defterleri ile gerekliyse yeminli mali müşavir raporunun sunulduğundan emin olunmalıdır.

Raporlar teknik ve mali olmak üzere iki kısımdan oluşur.

Teknik Bölüm:

Yararlanıcılar, teknik bölümde açıklama kısmını doldururken proje ortakları, nihai faydalanıcılar, hedef gruplar gibi kısımlarda yazmış oldukları bilgilerin proje ile birebir aynı olmasına dikkat etmelidirler.

Yararlanıcılar, teknik bölümde proje faaliyetleri ile ilgili kısımları doldururken; Ajans tarafından düzenlenen ilk izleme ziyareti esnasında hazırlanan ve yararlanıcı tarafından imzalanan ilk izleme ziyareti formunda yazan faaliyetlerin birebir aynısını yazmalıdırlar. Bu faaliyetlerin hepsi raporlama dönemi itibariyle değerlendirilmelidir (faaliyet kapsamında yapılanlar, faaliyetin gerçekleşme oranı, tamamlanamayan faaliyetler için öngörüler).

Yararlanıcılar, teknik bölümde performans göstergelerini doldururken 10.000 TL üzerindeki satınalmalar ve faaliyet planını raporlama dönemi itibariyle güncel bir şekilde doldurmalıdır.

Yararlanıcılar, teknik bölümde performans göstergeleri ile ilgili kısmı doldururken,  Ajans tarafından düzenlenen ilk izleme ziyareti esnasında hazırlanan ve yararlanıcı tarafından imzalanan ilk izleme ziyareti formunda yazan performans göstergeleri, başlangıç değerleri ve hedeflenen değerler birebir aynı olacak şekilde rapora işlenmelidir. Raporlama dönemi itibariyle performans göstergelerinde değişiklik olduysa söz konusu değişiklikler gerçekleşen kısmına işlenmelidir. Eğer gerçekleşen performans göstergesi olduysa performans göstergesindeki gerçekleşmeyi ispatlayan destekleyici belgeler rapora eklenmelidir.(Örneğin performans göstergesinde katılım sağlanan fuar sayısı 1 artmıştır destekleyici belge olarak fuar katılım sözleşmesi, fuardaki görüntüler vb. konulabilir.)

Yararlanıcılar, teknik bölümde ortaklar ve diğer işbirlikleri ve görünürlük ile ilgili kısımlara raporlama dönemi itibariyle güncel olacak şekilde doldurmalıdırlar. Görünürlük kısmındaki açıklamaları destekleyecek görünürlük örnekleri rapora eklenmelidir. (Örneğin tabela fotoğrafı, broşür örneği, cd örneği vb.)

Mali Bölüm:

Raporların mali kısmında proje harcama özeti, hesap (muhasebe) defteri ve her bir ana bütçe kalemi için bütçe-harcama bilgileri ile dekont/ödeme belgesi destekleyici belgelerin sıra numarası gibi gösteren standart formlar bulunmaktadır. Bu formlar projeye uygun olacak şekilde doldurulmalı ve her ana bütçe kalemi için geken destekleyici belgelerin tam olduğunda emin olunmalıdır. Destekleyici belgelerin tam olduğundan emin olmak için proje uygulama rehberi, satınalma rehberi ve rapor kontrol listesinden yararlanılmalıdır.

Proje harcama özetinde bütçe ile ilgili kısımda orijinal bütçe sütununa sözleşme ile birlikte kabul edilen bütçe birebir aynı olacak şekilde işlenmelidir.  Nihai bütçe sütununa eğer proje esnasında zeyilname veya küçük değişiklikler sonrası sözleşme esnasında mutabık kalınan bütçede değişiklik olduysa bu değişikliklerle beraber yeni bütçe yazılmalıdır. Herhangi bir değişiklik olmadıysa bu sütun boş bırakılmalıdır. Gerçekleşen harcamalar sütununa proje kapsamımda gerçekleşen bütün harcamalar ilgili bütçe kalemlerine işlenmelidir. Fark sütununa ise proje bütçesinde zeyilname veya küçük değişiklik olmadıysa orijinal bütçe ve gerçekleşen harcamalar arasındaki fark; zeyilname veya küçük değişiklik olduysa nihai bütçe sütunu ile gerçekleşen harcamalar sütunu arasındaki fark ilgili bütçe kalemlerinin hücrelerine işlenmelidir.

Proje harcama özetinde fon kaynakları ile ilgili kısım doldurulurken yine orijinal bütçe ile ilgili kısma sözleşme esnasında mutabık kalınan bütçe bilgileri işlenmelidir. Eğer zeyilname veya küçük değişiklikler olduysa nihai bütçe sütununa değişiklikler sonrası bütçe bilgileri işlenmelidir. Gerçekleşen harcamalar sütununa proje kapsamında gerçekleşen harcamalar işlenmelidir. Fark sütununa orijinal bütçe ile gerçekleşen harcamalar arasındaki fark, eğer bütçede değişiklik olduysa nihai bütçe ile gerçekleşen harcamalar arsındaki fark işlenmelidir.

Ara Raporda Proje Harcama Takvimi ve Hesap (muhasebe) Defteri Ara Mali Rapor Dönemine Sözleşmede yazan dönem veya zeyilname ile düzeltilen dönem yazılmalıdır. (Mesela: Temmuz 2011, Ağustos 2011 gibi). Dolayısıyla belirtilen ayın son gününe kadar olan harcamalar işlenmelidir.

Hesap (muhasebe defteri) ayrıntılı bütçedir. Nihai bütçe ile ilgili sütuna eğer zeyilname veya küçük değişiklik olmadıysa sözleşme esnasında mutabık kalınan bütçe birebir şekilde, zeyilname veya küçük değişiklik olduysa değişiklik sonrası bütçe birebir aynı olacak şekilde bütçe başlığını da içerecek şekilde işlenmelidir. Gerçekleşen harcamalar sütununda her bütçe kalemi için yapılan harcamalar ayrıntılı bir şekilde işlenmelidir.

Hesap (Muhasebe) defterinden sonra gelen formlar proje bütçesindeki her bir ana kalem için (insan kaynakları, seyahat, ekipman malzeme vb. gibi) ayrıntılı bütçe bilgileri, harcama bilgileri, banka dekontu/ ödeme beldesi ara rapor sıra numarası gibi bilgilerin olduğu dokümanlardır. Bu dokümanların arkasına banka dekontu, fatura, sosyal güvenlik dokümanları gibi raporda beyan edilen harcamaları destekleyen belgeler eklenecektir. Destekleyici belgeler düzenli bir şekilde ve bir sıra numarası verilerek rapora konulmalıdır. Örneğin insan kaynakları ile ilgili dokümanlar ilgili harcama bilgilerinin olduğu dokümanın arkasına gelecek şekilde bir sıra numarası verilerek yerleştirilmelidir. Verilen sıra numarası harcama bilgilerinin odluğu dokümanda ilgili yerlere işlenmelidir. Destekleyici belgeler ile ilgili bilgilere proje uygulama rehberi, satın alma rehberi ve rapor kontrol listesinden ulaşılabilir.

Satın almalarda rapor döneminde imzalanan sözleşmeler, Proje Uygulama Rehberi’nin 79’uncu sayfasında bulunan ALT YÜKLENİCİ LİSTESİNE işlenerek sunulmalıdır.

Yararlanıcılar raporla beraber proje hesaplarının olduğu bankadan onaylı hesap hareketleri tablosunu da sunmayı unutmamalılardır.

Nihai rapor sunulurken firmanın muhasebe/mizan/demirbaş defterleri ile gerekliyse yeminli mali müşavir raporunun sunulduğundan emin olunmalıdır.

Raporlar teknik ve mali olmak üzere iki kısımdan oluşur.

Teknik Bölüm:

Yararlanıcılar, teknik bölümde açıklama kısmını doldururken proje ortakları, nihai faydalanıcılar, hedef gruplar gibi kısımlarda yazmış oldukları bilgilerin proje ile birebir aynı olmasına dikkat etmelidirler.

Yararlanıcılar, teknik bölümde proje faaliyetleri ile ilgili kısımları doldururken; Ajans tarafından düzenlenen ilk izleme ziyareti esnasında hazırlanan ve yararlanıcı tarafından imzalanan ilk izleme ziyareti formunda yazan faaliyetlerin birebir aynısını yazmalıdırlar. Bu faaliyetlerin hepsi raporlama dönemi itibariyle değerlendirilmelidir (faaliyet kapsamında yapılanlar, faaliyetin gerçekleşme oranı, tamamlanamayan faaliyetler için öngörüler).

Yararlanıcılar, teknik bölümde performans göstergelerini doldururken 10.000 TL üzerindeki satınalmalar ve faaliyet planını raporlama dönemi itibariyle güncel bir şekilde doldurmalıdır.

Yararlanıcılar, teknik bölümde performans göstergeleri ile ilgili kısmı doldururken,  Ajans tarafından düzenlenen ilk izleme ziyareti esnasında hazırlanan ve yararlanıcı tarafından imzalanan ilk izleme ziyareti formunda yazan performans göstergeleri, başlangıç değerleri ve hedeflenen değerler birebir aynı olacak şekilde rapora işlenmelidir. Raporlama dönemi itibariyle performans göstergelerinde değişiklik olduysa söz konusu değişiklikler gerçekleşen kısmına işlenmelidir. Eğer gerçekleşen performans göstergesi olduysa performans göstergesindeki gerçekleşmeyi ispatlayan destekleyici belgeler rapora eklenmelidir.(Örneğin performans göstergesinde katılım sağlanan fuar sayısı 1 artmıştır destekleyici belge olarak fuar katılım sözleşmesi, fuardaki görüntüler vb. konulabilir.)

Yararlanıcılar, teknik bölümde ortaklar ve diğer işbirlikleri ve görünürlük ile ilgili kısımlara raporlama dönemi itibariyle güncel olacak şekilde doldurmalıdırlar. Görünürlük kısmındaki açıklamaları destekleyecek görünürlük örnekleri rapora eklenmelidir. (Örneğin tabela fotoğrafı, broşür örneği, cd örneği vb.)

Mali Bölüm:

Raporların mali kısmında proje harcama özeti, hesap (muhasebe) defteri ve her bir ana bütçe kalemi için bütçe-harcama bilgileri ile dekont/ödeme belgesi destekleyici belgelerin sıra numarası gibi gösteren standart formlar bulunmaktadır. Bu formlar projeye uygun olacak şekilde doldurulmalı ve her ana bütçe kalemi için geken destekleyici belgelerin tam olduğunda emin olunmalıdır. Destekleyici belgelerin tam olduğundan emin olmak için proje uygulama rehberi, satınalma rehberi ve rapor kontrol listesinden yararlanılmalıdır.

Proje harcama özetinde bütçe ile ilgili kısımda orijinal bütçe sütununa sözleşme ile birlikte kabul edilen bütçe birebir aynı olacak şekilde işlenmelidir.  Nihai bütçe sütununa eğer proje esnasında zeyilname veya küçük değişiklikler sonrası sözleşme esnasında mutabık kalınan bütçede değişiklik olduysa bu değişikliklerle beraber yeni bütçe yazılmalıdır. Herhangi bir değişiklik olmadıysa bu sütun boş bırakılmalıdır. Gerçekleşen harcamalar sütununa proje kapsamımda gerçekleşen bütün harcamalar ilgili bütçe kalemlerine işlenmelidir. Fark sütununa ise proje bütçesinde zeyilname veya küçük değişiklik olmadıysa orijinal bütçe ve gerçekleşen harcamalar arasındaki fark; zeyilname veya küçük değişiklik olduysa nihai bütçe sütunu ile gerçekleşen harcamalar sütunu arasındaki fark ilgili bütçe kalemlerinin hücrelerine işlenmelidir.

Proje harcama özetinde fon kaynakları ile ilgili kısım doldurulurken yine orijinal bütçe ile ilgili kısma sözleşme esnasında mutabık kalınan bütçe bilgileri işlenmelidir. Eğer zeyilname veya küçük değişiklikler olduysa nihai bütçe sütununa değişiklikler sonrası bütçe bilgileri işlenmelidir. Gerçekleşen harcamalar sütununa proje kapsamında gerçekleşen harcamalar işlenmelidir. Fark sütununa orijinal bütçe ile gerçekleşen harcamalar arasındaki fark, eğer bütçede değişiklik olduysa nihai bütçe ile gerçekleşen harcamalar arsındaki fark işlenmelidir.

Ara Raporda Proje Harcama Takvimi ve Hesap (muhasebe) Defteri Ara Mali Rapor Dönemine Sözleşmede yazan dönem veya zeyilname ile düzeltilen dönem yazılmalıdır. (Mesela: Temmuz 2011, Ağustos 2011 gibi). Dolayısıyla belirtilen ayın son gününe kadar olan harcamalar işlenmelidir.

Hesap (muhasebe defteri) ayrıntılı bütçedir. Nihai bütçe ile ilgili sütuna eğer zeyilname veya küçük değişiklik olmadıysa sözleşme esnasında mutabık kalınan bütçe birebir şekilde, zeyilname veya küçük değişiklik olduysa değişiklik sonrası bütçe birebir aynı olacak şekilde bütçe başlığını da içerecek şekilde işlenmelidir. Gerçekleşen harcamalar sütununda her bütçe kalemi için yapılan harcamalar ayrıntılı bir şekilde işlenmelidir.

Hesap (Muhasebe) defterinden sonra gelen formlar proje bütçesindeki her bir ana kalem için (insan kaynakları, seyahat, ekipman malzeme vb. gibi) ayrıntılı bütçe bilgileri, harcama bilgileri, banka dekontu/ ödeme beldesi ara rapor sıra numarası gibi bilgilerin olduğu dokümanlardır. Bu dokümanların arkasına banka dekontu, fatura, sosyal güvenlik dokümanları gibi raporda beyan edilen harcamaları destekleyen belgeler eklenecektir. Destekleyici belgeler düzenli bir şekilde ve bir sıra numarası verilerek rapora konulmalıdır. Örneğin insan kaynakları ile ilgili dokümanlar ilgili harcama bilgilerinin olduğu dokümanın arkasına gelecek şekilde bir sıra numarası verilerek yerleştirilmelidir. Verilen sıra numarası harcama bilgilerinin odluğu dokümanda ilgili yerlere işlenmelidir. Destekleyici belgeler ile ilgili bilgilere proje uygulama rehberi, satın alma rehberi ve rapor kontrol listesinden ulaşılabilir.

Satın almalarda rapor döneminde imzalanan sözleşmeler, Proje Uygulama Rehberi’nin 79’uncu sayfasında bulunan ALT YÜKLENİCİ LİSTESİNE işlenerek sunulmalıdır.

Yararlanıcılar raporla beraber proje hesaplarının olduğu bankadan onaylı hesap hareketleri tablosunu da sunmayı unutmamalılardır.

Nihai rapor sunulurken firmanın muhasebe/mizan/demirbaş defterleri ile gerekliyse yeminli mali müşavir raporunun sunulduğundan emin olunmalıdır.

Raporlar teknik ve mali olmak üzere iki kısımdan oluşur.

Teknik Bölüm:

Yararlanıcılar, teknik bölümde açıklama kısmını doldururken proje ortakları, nihai faydalanıcılar, hedef gruplar gibi kısımlarda yazmış oldukları bilgilerin proje ile birebir aynı olmasına dikkat etmelidirler.

Yararlanıcılar, teknik bölümde proje faaliyetleri ile ilgili kısımları doldururken; Ajans tarafından düzenlenen ilk izleme ziyareti esnasında hazırlanan ve yararlanıcı tarafından imzalanan ilk izleme ziyareti formunda yazan faaliyetlerin birebir aynısını yazmalıdırlar. Bu faaliyetlerin hepsi raporlama dönemi itibariyle değerlendirilmelidir (faaliyet kapsamında yapılanlar, faaliyetin gerçekleşme oranı, tamamlanamayan faaliyetler için öngörüler).

Yararlanıcılar, teknik bölümde performans göstergelerini doldururken 10.000 TL üzerindeki satınalmalar ve faaliyet planını raporlama dönemi itibariyle güncel bir şekilde doldurmalıdır.

Yararlanıcılar, teknik bölümde performans göstergeleri ile ilgili kısmı doldururken,  Ajans tarafından düzenlenen ilk izleme ziyareti esnasında hazırlanan ve yararlanıcı tarafından imzalanan ilk izleme ziyareti formunda yazan performans göstergeleri, başlangıç değerleri ve hedeflenen değerler birebir aynı olacak şekilde rapora işlenmelidir. Raporlama dönemi itibariyle performans göstergelerinde değişiklik olduysa söz konusu değişiklikler gerçekleşen kısmına işlenmelidir. Eğer gerçekleşen performans göstergesi olduysa performans göstergesindeki gerçekleşmeyi ispatlayan destekleyici belgeler rapora eklenmelidir.(Örneğin performans göstergesinde katılım sağlanan fuar sayısı 1 artmıştır destekleyici belge olarak fuar katılım sözleşmesi, fuardaki görüntüler vb. konulabilir.)

Yararlanıcılar, teknik bölümde ortaklar ve diğer işbirlikleri ve görünürlük ile ilgili kısımlara raporlama dönemi itibariyle güncel olacak şekilde doldurmalıdırlar. Görünürlük kısmındaki açıklamaları destekleyecek görünürlük örnekleri rapora eklenmelidir. (Örneğin tabela fotoğrafı, broşür örneği, cd örneği vb.)

Mali Bölüm:

Raporların mali kısmında proje harcama özeti, hesap (muhasebe) defteri ve her bir ana bütçe kalemi için bütçe-harcama bilgileri ile dekont/ödeme belgesi destekleyici belgelerin sıra numarası gibi gösteren standart formlar bulunmaktadır. Bu formlar projeye uygun olacak şekilde doldurulmalı ve her ana bütçe kalemi için geken destekleyici belgelerin tam olduğunda emin olunmalıdır. Destekleyici belgelerin tam olduğundan emin olmak için proje uygulama rehberi, satınalma rehberi ve rapor kontrol listesinden yararlanılmalıdır.

Proje harcama özetinde bütçe ile ilgili kısımda orijinal bütçe sütununa sözleşme ile birlikte kabul edilen bütçe birebir aynı olacak şekilde işlenmelidir.  Nihai bütçe sütununa eğer proje esnasında zeyilname veya küçük değişiklikler sonrası sözleşme esnasında mutabık kalınan bütçede değişiklik olduysa bu değişikliklerle beraber yeni bütçe yazılmalıdır. Herhangi bir değişiklik olmadıysa bu sütun boş bırakılmalıdır. Gerçekleşen harcamalar sütununa proje kapsamımda gerçekleşen bütün harcamalar ilgili bütçe kalemlerine işlenmelidir. Fark sütununa ise proje bütçesinde zeyilname veya küçük değişiklik olmadıysa orijinal bütçe ve gerçekleşen harcamalar arasındaki fark; zeyilname veya küçük değişiklik olduysa nihai bütçe sütunu ile gerçekleşen harcamalar sütunu arasındaki fark ilgili bütçe kalemlerinin hücrelerine işlenmelidir.

Proje harcama özetinde fon kaynakları ile ilgili kısım doldurulurken yine orijinal bütçe ile ilgili kısma sözleşme esnasında mutabık kalınan bütçe bilgileri işlenmelidir. Eğer zeyilname veya küçük değişiklikler olduysa nihai bütçe sütununa değişiklikler sonrası bütçe bilgileri işlenmelidir. Gerçekleşen harcamalar sütununa proje kapsamında gerçekleşen harcamalar işlenmelidir. Fark sütununa orijinal bütçe ile gerçekleşen harcamalar arasındaki fark, eğer bütçede değişiklik olduysa nihai bütçe ile gerçekleşen harcamalar arsındaki fark işlenmelidir.

Ara Raporda Proje Harcama Takvimi ve Hesap (muhasebe) Defteri Ara Mali Rapor Dönemine Sözleşmede yazan dönem veya zeyilname ile düzeltilen dönem yazılmalıdır. (Mesela: Temmuz 2011, Ağustos 2011 gibi). Dolayısıyla belirtilen ayın son gününe kadar olan harcamalar işlenmelidir.

Hesap (muhasebe defteri) ayrıntılı bütçedir. Nihai bütçe ile ilgili sütuna eğer zeyilname veya küçük değişiklik olmadıysa sözleşme esnasında mutabık kalınan bütçe birebir şekilde, zeyilname veya küçük değişiklik olduysa değişiklik sonrası bütçe birebir aynı olacak şekilde bütçe başlığını da içerecek şekilde işlenmelidir. Gerçekleşen harcamalar sütununda her bütçe kalemi için yapılan harcamalar ayrıntılı bir şekilde işlenmelidir.

Hesap (Muhasebe) defterinden sonra gelen formlar proje bütçesindeki her bir ana kalem için (insan kaynakları, seyahat, ekipman malzeme vb. gibi) ayrıntılı bütçe bilgileri, harcama bilgileri, banka dekontu/ ödeme beldesi ara rapor sıra numarası gibi bilgilerin olduğu dokümanlardır. Bu dokümanların arkasına banka dekontu, fatura, sosyal güvenlik dokümanları gibi raporda beyan edilen harcamaları destekleyen belgeler eklenecektir. Destekleyici belgeler düzenli bir şekilde ve bir sıra numarası verilerek rapora konulmalıdır. Örneğin insan kaynakları ile ilgili dokümanlar ilgili harcama bilgilerinin olduğu dokümanın arkasına gelecek şekilde bir sıra numarası verilerek yerleştirilmelidir. Verilen sıra numarası harcama bilgilerinin odluğu dokümanda ilgili yerlere işlenmelidir. Destekleyici belgeler ile ilgili bilgilere proje uygulama rehberi, satın alma rehberi ve rapor kontrol listesinden ulaşılabilir.

Satın almalarda rapor döneminde imzalanan sözleşmeler, Proje Uygulama Rehberi’nin 79’uncu sayfasında bulunan ALT YÜKLENİCİ LİSTESİNE işlenerek sunulmalıdır.

Yararlanıcılar raporla beraber proje hesaplarının olduğu bankadan onaylı hesap hareketleri tablosunu da sunmayı unutmamalılardır.

Nihai rapor sunulurken firmanın muhasebe/mizan/demirbaş defterleri ile gerekliyse yeminli mali müşavir raporunun sunulduğundan emin olunmalıdır.

Raporlar teknik ve mali olmak üzere iki kısımdan oluşur.

Teknik Bölüm:

Yararlanıcılar, teknik bölümde açıklama kısmını doldururken proje ortakları, nihai faydalanıcılar, hedef gruplar gibi kısımlarda yazmış oldukları bilgilerin proje ile birebir aynı olmasına dikkat etmelidirler.

Yararlanıcılar, teknik bölümde proje faaliyetleri ile ilgili kısımları doldururken; Ajans tarafından düzenlenen ilk izleme ziyareti esnasında hazırlanan ve yararlanıcı tarafından imzalanan ilk izleme ziyareti formunda yazan faaliyetlerin birebir aynısını yazmalıdırlar. Bu faaliyetlerin hepsi raporlama dönemi itibariyle değerlendirilmelidir (faaliyet kapsamında yapılanlar, faaliyetin gerçekleşme oranı, tamamlanamayan faaliyetler için öngörüler).

Yararlanıcılar, teknik bölümde performans göstergelerini doldururken 10.000 TL üzerindeki satınalmalar ve faaliyet planını raporlama dönemi itibariyle güncel bir şekilde doldurmalıdır.

Yararlanıcılar, teknik bölümde performans göstergeleri ile ilgili kısmı doldururken,  Ajans tarafından düzenlenen ilk izleme ziyareti esnasında hazırlanan ve yararlanıcı tarafından imzalanan ilk izleme ziyareti formunda yazan performans göstergeleri, başlangıç değerleri ve hedeflenen değerler birebir aynı olacak şekilde rapora işlenmelidir. Raporlama dönemi itibariyle performans göstergelerinde değişiklik olduysa söz konusu değişiklikler gerçekleşen kısmına işlenmelidir. Eğer gerçekleşen performans göstergesi olduysa performans göstergesindeki gerçekleşmeyi ispatlayan destekleyici belgeler rapora eklenmelidir.(Örneğin performans göstergesinde katılım sağlanan fuar sayısı 1 artmıştır destekleyici belge olarak fuar katılım sözleşmesi, fuardaki görüntüler vb. konulabilir.)

Yararlanıcılar, teknik bölümde ortaklar ve diğer işbirlikleri ve görünürlük ile ilgili kısımlara raporlama dönemi itibariyle güncel olacak şekilde doldurmalıdırlar. Görünürlük kısmındaki açıklamaları destekleyecek görünürlük örnekleri rapora eklenmelidir. (Örneğin tabela fotoğrafı, broşür örneği, cd örneği vb.)

Mali Bölüm:

Raporların mali kısmında proje harcama özeti, hesap (muhasebe) defteri ve her bir ana bütçe kalemi için bütçe-harcama bilgileri ile dekont/ödeme belgesi destekleyici belgelerin sıra numarası gibi gösteren standart formlar bulunmaktadır. Bu formlar projeye uygun olacak şekilde doldurulmalı ve her ana bütçe kalemi için geken destekleyici belgelerin tam olduğunda emin olunmalıdır. Destekleyici belgelerin tam olduğundan emin olmak için proje uygulama rehberi, satınalma rehberi ve rapor kontrol listesinden yararlanılmalıdır.

Proje harcama özetinde bütçe ile ilgili kısımda orijinal bütçe sütununa sözleşme ile birlikte kabul edilen bütçe birebir aynı olacak şekilde işlenmelidir.  Nihai bütçe sütununa eğer proje esnasında zeyilname veya küçük değişiklikler sonrası sözleşme esnasında mutabık kalınan bütçede değişiklik olduysa bu değişikliklerle beraber yeni bütçe yazılmalıdır. Herhangi bir değişiklik olmadıysa bu sütun boş bırakılmalıdır. Gerçekleşen harcamalar sütununa proje kapsamımda gerçekleşen bütün harcamalar ilgili bütçe kalemlerine işlenmelidir. Fark sütununa ise proje bütçesinde zeyilname veya küçük değişiklik olmadıysa orijinal bütçe ve gerçekleşen harcamalar arasındaki fark; zeyilname veya küçük değişiklik olduysa nihai bütçe sütunu ile gerçekleşen harcamalar sütunu arasındaki fark ilgili bütçe kalemlerinin hücrelerine işlenmelidir.

Proje harcama özetinde fon kaynakları ile ilgili kısım doldurulurken yine orijinal bütçe ile ilgili kısma sözleşme esnasında mutabık kalınan bütçe bilgileri işlenmelidir. Eğer zeyilname veya küçük değişiklikler olduysa nihai bütçe sütununa değişiklikler sonrası bütçe bilgileri işlenmelidir. Gerçekleşen harcamalar sütununa proje kapsamında gerçekleşen harcamalar işlenmelidir. Fark sütununa orijinal bütçe ile gerçekleşen harcamalar arasındaki fark, eğer bütçede değişiklik olduysa nihai bütçe ile gerçekleşen harcamalar arsındaki fark işlenmelidir.

Ara Raporda Proje Harcama Takvimi ve Hesap (muhasebe) Defteri Ara Mali Rapor Dönemine Sözleşmede yazan dönem veya zeyilname ile düzeltilen dönem yazılmalıdır. (Mesela: Temmuz 2011, Ağustos 2011 gibi). Dolayısıyla belirtilen ayın son gününe kadar olan harcamalar işlenmelidir.

Hesap (muhasebe defteri) ayrıntılı bütçedir. Nihai bütçe ile ilgili sütuna eğer zeyilname veya küçük değişiklik olmadıysa sözleşme esnasında mutabık kalınan bütçe birebir şekilde, zeyilname veya küçük değişiklik olduysa değişiklik sonrası bütçe birebir aynı olacak şekilde bütçe başlığını da içerecek şekilde işlenmelidir. Gerçekleşen harcamalar sütununda her bütçe kalemi için yapılan harcamalar ayrıntılı bir şekilde işlenmelidir.

Hesap (Muhasebe) defterinden sonra gelen formlar proje bütçesindeki her bir ana kalem için (insan kaynakları, seyahat, ekipman malzeme vb. gibi) ayrıntılı bütçe bilgileri, harcama bilgileri, banka dekontu/ ödeme beldesi ara rapor sıra numarası gibi bilgilerin olduğu dokümanlardır. Bu dokümanların arkasına banka dekontu, fatura, sosyal güvenlik dokümanları gibi raporda beyan edilen harcamaları destekleyen belgeler eklenecektir. Destekleyici belgeler düzenli bir şekilde ve bir sıra numarası verilerek rapora konulmalıdır. Örneğin insan kaynakları ile ilgili dokümanlar ilgili harcama bilgilerinin olduğu dokümanın arkasına gelecek şekilde bir sıra numarası verilerek yerleştirilmelidir. Verilen sıra numarası harcama bilgilerinin odluğu dokümanda ilgili yerlere işlenmelidir. Destekleyici belgeler ile ilgili bilgilere proje uygulama rehberi, satın alma rehberi ve rapor kontrol listesinden ulaşılabilir.

Satın almalarda rapor döneminde imzalanan sözleşmeler, Proje Uygulama Rehberi’nin 79’uncu sayfasında bulunan ALT YÜKLENİCİ LİSTESİNE işlenerek sunulmalıdır.

Yararlanıcılar raporla beraber proje hesaplarının olduğu bankadan onaylı hesap hareketleri tablosunu da sunmayı unutmamalılardır.

Nihai rapor sunulurken firmanın muhasebe/mizan/demirbaş defterleri ile gerekliyse yeminli mali müşavir raporunun sunulduğundan emin olunmalıdır.

Raporlar teknik ve mali olmak üzere iki kısımdan oluşur.

Teknik Bölüm:

Yararlanıcılar, teknik bölümde açıklama kısmını doldururken proje ortakları, nihai faydalanıcılar, hedef gruplar gibi kısımlarda yazmış oldukları bilgilerin proje ile birebir aynı olmasına dikkat etmelidirler.

Yararlanıcılar, teknik bölümde proje faaliyetleri ile ilgili kısımları doldururken; Ajans tarafından düzenlenen ilk izleme ziyareti esnasında hazırlanan ve yararlanıcı tarafından imzalanan ilk izleme ziyareti formunda yazan faaliyetlerin birebir aynısını yazmalıdırlar. Bu faaliyetlerin hepsi raporlama dönemi itibariyle değerlendirilmelidir (faaliyet kapsamında yapılanlar, faaliyetin gerçekleşme oranı, tamamlanamayan faaliyetler için öngörüler).

Yararlanıcılar, teknik bölümde performans göstergelerini doldururken 10.000 TL üzerindeki satınalmalar ve faaliyet planını raporlama dönemi itibariyle güncel bir şekilde doldurmalıdır.

Yararlanıcılar, teknik bölümde performans göstergeleri ile ilgili kısmı doldururken,  Ajans tarafından düzenlenen ilk izleme ziyareti esnasında hazırlanan ve yararlanıcı tarafından imzalanan ilk izleme ziyareti formunda yazan performans göstergeleri, başlangıç değerleri ve hedeflenen değerler birebir aynı olacak şekilde rapora işlenmelidir. Raporlama dönemi itibariyle performans göstergelerinde değişiklik olduysa söz konusu değişiklikler gerçekleşen kısmına işlenmelidir. Eğer gerçekleşen performans göstergesi olduysa performans göstergesindeki gerçekleşmeyi ispatlayan destekleyici belgeler rapora eklenmelidir.(Örneğin performans göstergesinde katılım sağlanan fuar sayısı 1 artmıştır destekleyici belge olarak fuar katılım sözleşmesi, fuardaki görüntüler vb. konulabilir.)

Yararlanıcılar, teknik bölümde ortaklar ve diğer işbirlikleri ve görünürlük ile ilgili kısımlara raporlama dönemi itibariyle güncel olacak şekilde doldurmalıdırlar. Görünürlük kısmındaki açıklamaları destekleyecek görünürlük örnekleri rapora eklenmelidir. (Örneğin tabela fotoğrafı, broşür örneği, cd örneği vb.)

Mali Bölüm:

Raporların mali kısmında proje harcama özeti, hesap (muhasebe) defteri ve her bir ana bütçe kalemi için bütçe-harcama bilgileri ile dekont/ödeme belgesi destekleyici belgelerin sıra numarası gibi gösteren standart formlar bulunmaktadır. Bu formlar projeye uygun olacak şekilde doldurulmalı ve her ana bütçe kalemi için geken destekleyici belgelerin tam olduğunda emin olunmalıdır. Destekleyici belgelerin tam olduğundan emin olmak için proje uygulama rehberi, satınalma rehberi ve rapor kontrol listesinden yararlanılmalıdır.

Proje harcama özetinde bütçe ile ilgili kısımda orijinal bütçe sütununa sözleşme ile birlikte kabul edilen bütçe birebir aynı olacak şekilde işlenmelidir.  Nihai bütçe sütununa eğer proje esnasında zeyilname veya küçük değişiklikler sonrası sözleşme esnasında mutabık kalınan bütçede değişiklik olduysa bu değişikliklerle beraber yeni bütçe yazılmalıdır. Herhangi bir değişiklik olmadıysa bu sütun boş bırakılmalıdır. Gerçekleşen harcamalar sütununa proje kapsamımda gerçekleşen bütün harcamalar ilgili bütçe kalemlerine işlenmelidir. Fark sütununa ise proje bütçesinde zeyilname veya küçük değişiklik olmadıysa orijinal bütçe ve gerçekleşen harcamalar arasındaki fark; zeyilname veya küçük değişiklik olduysa nihai bütçe sütunu ile gerçekleşen harcamalar sütunu arasındaki fark ilgili bütçe kalemlerinin hücrelerine işlenmelidir.

Proje harcama özetinde fon kaynakları ile ilgili kısım doldurulurken yine orijinal bütçe ile ilgili kısma sözleşme esnasında mutabık kalınan bütçe bilgileri işlenmelidir. Eğer zeyilname veya küçük değişiklikler olduysa nihai bütçe sütununa değişiklikler sonrası bütçe bilgileri işlenmelidir. Gerçekleşen harcamalar sütununa proje kapsamında gerçekleşen harcamalar işlenmelidir. Fark sütununa orijinal bütçe ile gerçekleşen harcamalar arasındaki fark, eğer bütçede değişiklik olduysa nihai bütçe ile gerçekleşen harcamalar arsındaki fark işlenmelidir.

Ara Raporda Proje Harcama Takvimi ve Hesap (muhasebe) Defteri Ara Mali Rapor Dönemine Sözleşmede yazan dönem veya zeyilname ile düzeltilen dönem yazılmalıdır. (Mesela: Temmuz 2011, Ağustos 2011 gibi). Dolayısıyla belirtilen ayın son gününe kadar olan harcamalar işlenmelidir.

Hesap (muhasebe defteri) ayrıntılı bütçedir. Nihai bütçe ile ilgili sütuna eğer zeyilname veya küçük değişiklik olmadıysa sözleşme esnasında mutabık kalınan bütçe birebir şekilde, zeyilname veya küçük değişiklik olduysa değişiklik sonrası bütçe birebir aynı olacak şekilde bütçe başlığını da içerecek şekilde işlenmelidir. Gerçekleşen harcamalar sütununda her bütçe kalemi için yapılan harcamalar ayrıntılı bir şekilde işlenmelidir.

Hesap (Muhasebe) defterinden sonra gelen formlar proje bütçesindeki her bir ana kalem için (insan kaynakları, seyahat, ekipman malzeme vb. gibi) ayrıntılı bütçe bilgileri, harcama bilgileri, banka dekontu/ ödeme beldesi ara rapor sıra numarası gibi bilgilerin olduğu dokümanlardır. Bu dokümanların arkasına banka dekontu, fatura, sosyal güvenlik dokümanları gibi raporda beyan edilen harcamaları destekleyen belgeler eklenecektir. Destekleyici belgeler düzenli bir şekilde ve bir sıra numarası verilerek rapora konulmalıdır. Örneğin insan kaynakları ile ilgili dokümanlar ilgili harcama bilgilerinin olduğu dokümanın arkasına gelecek şekilde bir sıra numarası verilerek yerleştirilmelidir. Verilen sıra numarası harcama bilgilerinin odluğu dokümanda ilgili yerlere işlenmelidir. Destekleyici belgeler ile ilgili bilgilere proje uygulama rehberi, satın alma rehberi ve rapor kontrol listesinden ulaşılabilir.

Satın almalarda rapor döneminde imzalanan sözleşmeler, Proje Uygulama Rehberi’nin 79’uncu sayfasında bulunan ALT YÜKLENİCİ LİSTESİNE işlenerek sunulmalıdır.

Yararlanıcılar raporla beraber proje hesaplarının olduğu bankadan onaylı hesap hareketleri tablosunu da sunmayı unutmamalılardır.

Nihai rapor sunulurken firmanın muhasebe/mizan/demirbaş defterleri ile gerekliyse yeminli mali müşavir raporunun sunulduğundan emin olunmalıdır.

Raporlar teknik ve mali olmak üzere iki kısımdan oluşur.

Teknik Bölüm:

Yararlanıcılar, teknik bölümde açıklama kısmını doldururken proje ortakları, nihai faydalanıcılar, hedef gruplar gibi kısımlarda yazmış oldukları bilgilerin proje ile birebir aynı olmasına dikkat etmelidirler.

Yararlanıcılar, teknik bölümde proje faaliyetleri ile ilgili kısımları doldururken; Ajans tarafından düzenlenen ilk izleme ziyareti esnasında hazırlanan ve yararlanıcı tarafından imzalanan ilk izleme ziyareti formunda yazan faaliyetlerin birebir aynısını yazmalıdırlar. Bu faaliyetlerin hepsi raporlama dönemi itibariyle değerlendirilmelidir (faaliyet kapsamında yapılanlar, faaliyetin gerçekleşme oranı, tamamlanamayan faaliyetler için öngörüler).

Yararlanıcılar, teknik bölümde performans göstergelerini doldururken 10.000 TL üzerindeki satınalmalar ve faaliyet planını raporlama dönemi itibariyle güncel bir şekilde doldurmalıdır.

Yararlanıcılar, teknik bölümde performans göstergeleri ile ilgili kısmı doldururken,  Ajans tarafından düzenlenen ilk izleme ziyareti esnasında hazırlanan ve yararlanıcı tarafından imzalanan ilk izleme ziyareti formunda yazan performans göstergeleri, başlangıç değerleri ve hedeflenen değerler birebir aynı olacak şekilde rapora işlenmelidir. Raporlama dönemi itibariyle performans göstergelerinde değişiklik olduysa söz konusu değişiklikler gerçekleşen kısmına işlenmelidir. Eğer gerçekleşen performans göstergesi olduysa performans göstergesindeki gerçekleşmeyi ispatlayan destekleyici belgeler rapora eklenmelidir.(Örneğin performans göstergesinde katılım sağlanan fuar sayısı 1 artmıştır destekleyici belge olarak fuar katılım sözleşmesi, fuardaki görüntüler vb. konulabilir.)

Yararlanıcılar, teknik bölümde ortaklar ve diğer işbirlikleri ve görünürlük ile ilgili kısımlara raporlama dönemi itibariyle güncel olacak şekilde doldurmalıdırlar. Görünürlük kısmındaki açıklamaları destekleyecek görünürlük örnekleri rapora eklenmelidir. (Örneğin tabela fotoğrafı, broşür örneği, cd örneği vb.)

Mali Bölüm:

Raporların mali kısmında proje harcama özeti, hesap (muhasebe) defteri ve her bir ana bütçe kalemi için bütçe-harcama bilgileri ile dekont/ödeme belgesi destekleyici belgelerin sıra numarası gibi gösteren standart formlar bulunmaktadır. Bu formlar projeye uygun olacak şekilde doldurulmalı ve her ana bütçe kalemi için geken destekleyici belgelerin tam olduğunda emin olunmalıdır. Destekleyici belgelerin tam olduğundan emin olmak için proje uygulama rehberi, satınalma rehberi ve rapor kontrol listesinden yararlanılmalıdır.

Proje harcama özetinde bütçe ile ilgili kısımda orijinal bütçe sütununa sözleşme ile birlikte kabul edilen bütçe birebir aynı olacak şekilde işlenmelidir.  Nihai bütçe sütununa eğer proje esnasında zeyilname veya küçük değişiklikler sonrası sözleşme esnasında mutabık kalınan bütçede değişiklik olduysa bu değişikliklerle beraber yeni bütçe yazılmalıdır. Herhangi bir değişiklik olmadıysa bu sütun boş bırakılmalıdır. Gerçekleşen harcamalar sütununa proje kapsamımda gerçekleşen bütün harcamalar ilgili bütçe kalemlerine işlenmelidir. Fark sütununa ise proje bütçesinde zeyilname veya küçük değişiklik olmadıy

Ara rapor ve nihai rapor formatları proje uygulama rehberleri eklerinde bulunmaktadır. Proje uygulama rehberi ve ekleri hem basılı olarak yararlanıcılara temin edilmiştir hem de Ajans internet sitesinde dijital formda her zaman indirmeye müsait bir şekilde yer almaktadır. Ayrıca projenizden sorumlu izleme uzmanı tarafından yararlanıcılara iletilen ara rapor/nihai rapor kontrol listesi eksiksiz bir şekilde raporlama yapmaya yardımcı olmaktadır. Raporlamalarla ilgili detaylı bilgiye “Proje Uygulama Rehberi” sayfa 18-21 arasından ulaşılabilir.

Ara ve Nihai raporlar proje kapsamında gerçekleştirilen faaliyetleri, faaliyetlerin çıktılarını ve projenin son durumunu gösterirler. Proje uygulama süresince ara dönemlerde Ajanstan ara ödeme alınması için ara rapor düzenlenmesi zorunludur.  Proje bitiminde son ödemenin alınması için yararlanıcılar nihai rapor sunmak zorundadırlar.

Uygulamada Ajans’ın vereceği toplam destek miktarı; sözleşme esnasında mutabık kalınan destek oranının(%) yapılan toplam uygun maliyete üzerinden hesaplanmasıyla bulunur. Bununla beraber toplam destek miktarı sözleme esnasında mutabık kalınan rakamın üzerine çıkamaz.  Örneğin sözleşme esnasında bir yararlanıcıya verilecek destek miktarı %50 olarak belirtilmiş bununla beraber bütçede öngörülen maliyetler toplamı 100.000 TL olarak toplanmıştır. Bu durumda yararlanıcıya verilecek maksimum destek 50.000 TL şeklinde yine sözleşmede belirtilmiştir. Yararlanıcı proje uygulama esnasında 100.000 TL yerine toplam 80.000 TL harcama yaptıysa toplam destek miktarının hesaplanmasında destek oranı (%) esas alınır bu örnekte %50’dir ve toplam uygun maliyetin (80.000 TL) %50’si hesaplanır. Örnek verilen yararlanıcının yapmış olduğu 80.000 TL için Ajansın vereceği destek miktarı oran sabit kaldığı için 40.000 TL’dir. Örnekteki yararlanıcı toplam uygun maliyet olarak 150.000 TL harcama yapmış olsaydı yararlanıcıya verilecek destek miktarı artmayacağı için yararlanıcıya verilecek toplam destek miktarı 50.000 TL ile sınırlı kalacaktır.

Sözleşme esnasında mutabık kalınan toplam bütçe tutarının aşılması halinde aşan tutara Ajans hiçbir şekilde ortak olmayacak ve bu tutar yararlanıcı tarafından karşılanacaktır.

Sözleşme için zeyilnamenin hangi koşullarda ve nasıl hazırlanması gerektiğine dair usul ve esaslar “Proje Uygulama Rehberi” sayfa 11-12 arasında yer almaktadır. Zeyilnameyi önce taslak olarak hazırlayıp projenizden sorumlu izleme uzmanına görüşünü almak üzere e-posta olarak yollamanız ve projenizden sorumlu izleme uzmanınızın görüşünü aldıktan sonra asıl olarak hazırlayıp Ajans’a yollamanız yararınıza olacaktır.

Küçük değişiklikler için bildirim mektubunun hangi koşullarda ve nasıl hazırlanması gerektiğine dair kurallar “Proje Uygulama Rehberi” sayfa 9-11 arasında bulunmaktadır. Küçük değişiklikler için bildirim mektubunu önce taslak olarak hazırlayıp projenizden sorumlu izleme uzmanına görüşünü almak üzere e-posta olarak yollamanız ve projenizden sorumlu izleme uzmanınızın görüşünü aldıktan sonra asıl olarak hazırlayıp Ajans’a yollamanız yararınıza olacaktır.

Mücbir sebep ile ilgili tanımlama ve mücbir sebep kapsamına giren haller “Proje Uygulama Rehberi” sayfa 9’da belirtilmiştir.

Yararlanıcıların projelerini Ajans ile imzaladıkları sözleşme hükümleri doğrultusunda uygulamaları esastır.  Yararlanıcınalar projeyi ilk planlandığı şekilde uygulamaya çalışmalıdırlar. Ancak sözleşmenin imzalanmasından sonra projenin uygulanmasını zorlaştıracak veya geciktirecek önceden öngörülemeyen ve beklenmeyen durum yahut mücbir sebep söz konusu ise uygulamanın herhangi bir safhasında sözleşmenin değiştirilmesi zorunluluğu ortaya çıkabilir. Sözleşme değişiklikleri ile ilgili küçük değişiklik veya büyük değişiklikler olarak ikiye ayrılmaktadır. Sözleşme değişiklikleri ile ilgili küçük veya büyük değişiklikler bir takım kurallar doğrultusunda gerçekleşmektedir. Sözleme değişikliği ile ilgili kurallara “Proje Uygulama Rehberi” sayfa 8-12 arasından ulaşılabilir. 

Görünürlük araçları hazırlarken dikkat edilmesi gereken genel kurallar Ajans tarafından hazırlanan görünürlük rehberinde belirtilmiştir. Görünürlük rehberi basılı hali sunulduğu gibi Ajans’ın web sitesinde proje uygulama rehberleri ile beraber dijital formda da bulunmaktadır. Ajansın görünürlük kurallarına uyulması şartıyla yararlanıcılar görünürlük araçlarının tasarımını istedikleri gibi yapabilirler.

Ajansa yapılacak raporlamalar esnasında sunulacak destekleyici belgelerin (fatura, sözleşme, ödeme belgesi vb.) kopyalarının sunulması gerekmektedir. Söz konusu belgelerin asılları yararlanıcıların arşivlerinde kalmalıdır.

Yararlanıcı Güney Marmara Destek Programları kapsamında başarılı bulunan ve desteklenmeye hak kazanan projelerin yasal temsilcileridir.

Ajansın toplam uygun maliyetinizin kayda bağlanmış mali destek oranından (%) daha fazlasını ödemeyeceğini unutmayınız. Diğer bir deyişle, eğer toplam proje harcamanız başlangıçta belirlenenden daha düşük seviyede olursa, projenize tahsis edilen mali destek aynı oranda düşecektir.

Yararlanıcıların projelerini, Ajans ile imzaladıkları sözleşme hükümleri doğrultusunda uygulamaları esastır. Bu nedenle projeyi ilk planlandığı şekilde uygulamaya çalışmalısınız. Ancak sözleşmenin imzalanmasından sonra projenin uygulamasını zorlaştıracak veya geciktirecek önceden öngörülemeyen ve beklenmeyen durum yahut mücbir sebep söz konusu ise uygulamanın herhangi bir safhasında sözleşmenin değiştirilmesi zorunluluğu ortaya çıkabilir. Bu tür durumlarda uygulanması gereken prosedürler için proje uygulama rehberi 2.2 sözleşme değişikliği bölümüne bakabilirsiniz.

Sözleşme değişikliği için gerekli şartları taşımakla birlikte bütçe kalemleri arasında transfer gerçekleşebilir. Ama bütçede kullanılmayan ya da tasarruf edilen kaynakların bulunması yeni faaliyetlerin eklenmesi için yeterli neden değildir. Projeye yeni bir faaliyet ya da bütçe kaleminin eklenmesi durumunda, bunun proje amaçlarını gerçekleştirmek için zaruri olduğu gerekçelendirilmelidir.

İlgili harcama belgeleri sunulmak kaydıyla bir defada 300 TL’ye kadar olan harcamalarda banka hesabından transfer yapma zorunluluğu bulunmamaktadır ve bu şekilde yapılacak harcamaların toplamı aylık 1000 TL’yi geçemez.

Yararlanıcıların projelerini, Ajans ile imzaladıkları sözleşme hükümleri doğrultusunda uygulamaları esastır. Bu nedenle projeyi ilk planlandığı şekilde uygulamaya çalışmalısınız. Ancak ara raporun ajans tarafından kabul edilmesinden sonra, bu ve benzeri taleplerin uygunluğu görüşülebilir.

Açık ihale usulüne göre yapılan ancak sonuçsuz kalan ihalelerde, ihale açık ihale usulüne göre yeniden düzenlenebilir ya da pazarlık usulüne göre sonuçlandırılmasına karar verilebilir. Kararın sahibi destek yararlanıcısıdır. Ancak pazarlık usulünün işletilebilmesi için ihale konusu işin yaklaşık maliyetinin 250.000TL’yi aşmaması ve ajans onayının alınması gereklidir.

Aynı tedarikçiden yapılan satın almalarda toplam rakam baz alınmalıdır, bir kaç kalem ayrı ayrı 20.000 TL altı iken, aynı tedarikçiden alınması halinde bu kalemlerin toplam tutarına bakılmalı ve hangi satın alma usulü gerekiyorsa ona göre alım yapılmalıdır.

Hayır, eş finansmanın tamamının başlangıçta yatırılması zorunlu değildir. Projede ön görülen harcamaların gerçekleşme durumuna göre eş finansman süreç içerisinde parça parça yatırılabilir.

Hayır, proje kapsamında yapılacak satın alımlarda ortaya çıkan maliyetin yararlanıcıya düşen kısmının proje süresi sonrasına sarkacak şekilde taksitlendirilmesi mümkün değildir.

Başvuru Rehberi'nde belirtildiği üzere projenin uygulama süresi azami 12 aydır ve proje kapsamında yürütülecek tüm faaliyetlerin bu süre sonuna kadar tamamlanmış olması gerekmektedir. Bu süre ancak mevzuatta belirtilen mücbir sebeplerin oluşması halinde uzatılabilir. Mücbir sebepler proje uygulama rehberi sayfa 8’de belirtilmiştir.

Satın alma rehberinde tedarikçilerin ihalede hazır bulunması gibi bir şarttan bahsedilmemektedir. İhale açılış oturumu yararlanıcı tarafından bu süreçte oluşturulacak Değerlendirme Komitesi’nin toplanması ve tekliflerin önce teknik, sonra mali teklifler olarak Değerlendirme Komitesi huzurunda açılması işlemidir. Bu işlem sırasında tedarikçi mali tekliflerin açılması da dahil sürece katılabilir. Ancak daha sonraki aşamalara katılamayacaktır.

Aynı tedarikçiden yapılan satın almalarda toplam rakam baz alınmalıdır, bir kaç kalem ayrı ayrı 20.000 TL altı iken, aynı tedarikçiden alınması halinde bu kalemlerin toplam tutarına bakılmalı ve hangi satın alma usulü gerekiyorsa ona göre alım yapılmalıdır.

Projenin erken bitmesi durumunda gerekli raporlama ve harcama belgeleri sunulduğu takdirde hak ediş tek seferde gerçekleştirilebilir. Ancak bu durum sözleşmede değişikliğe sebep olacağı için usulüne uygun bir şekilde zeyilname yazılmalıdır. Ajans gerekçesine göre zeyilnameyi kabul etme veya etmeme hakkını saklı tutar.

Hayır, “Satın Alma Rehberi 1.3.3 ”kısmının esas alınması zorunluluğu ile şartnameler, genel kabul görmüş teknik özellikleri referans alarak ve gerek duyulduğunda kalite güvence standartlarını ve uygun belgelendirme koşullarını dikkate alarak hazırlanmalıdır. Belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilemez ve belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilemez. Makinenin bir vidasının dahi markası, modeli belirtilmemelidir. “Alman malı”, “ithal” gibi ibarelere yer verilmemelidir.

Satın Alma Rehberi eklerinde (Mesela:Teknik şartname standart formunda, Teknik ve mali teklif formlarında) yayın Referansı şeklinde yer alan ifadenin yerine, projenin sözleşme numarası yazılıp kesme (/)konulduktan sonra aynı proje kapsamında yapılan ihale numara yazılacaktır. Yani eğer projede yaptığınınız ilk ihale ise 01, ikinci ihale ise 02 dir. Mesela, sözleşme numaramız 10. İK- S99 ve proje kapsamında ilk ihaleye çıkıyor iseniz Yayın Referansı: 10. İK- S99/01 olacaktır. Eger LOT’lu ihale yapılmış ise LOT 1 için yayın referansı : 10. İK- S99/01-LOT1 olacaktır.

Satın alma Rehberi eklerinde genellikle yayın referansı ifadesinden önce yer alan Sözleşme başlığı yerine, projenizin ismi ile birlikte ihale edilen işin adı veya sadece ihaleye çıkılan işin adıdır.

İhale Dosyasında, İsteklilere Talimatlar bölümünün 14. Maddesinde ihale içeriğinde değişiklik yapılması durumunda nasıl hareket edileceği açıklanmaktadır.

Hayır, KDV muafiyet belgesi olan işletmelerin proje kapsamında yapacağı ve uygun maliyetlerden kabul edilen satın almalarda, bütçe hazırlanırken söz konusu KDV muafiyetini dikkate alarak KDV hariç tutar yazılmalıdır.

“Satın Alma Rehberi Ek 3 Teklif Dosyası, Bölüm A: İsteklilere Talimatlar Madde 14” e göre; değişiklik olması durumunda tekliflerin hazırlanabilmesi için ek süreye ihtiyaç duyulması halinde, Sözleşme Makamı ihale tarihini bir defaya mahsus olmak üzere en fazla on (10) gün süreyle zeyilname ile erteleyebilir.

Doğrudan giderlerin belli bir oranına karşılık gelen, projenin yönetim ve gözetimine ilişkin genel maliyetler olarak tanımlanabilecek dolaylı giderler “idari gider” olarak kabul edilmiştir. İdari giderlerin kapsam ve tutar olarak aşağıdaki şartları taşıması gerekmektedir:

- Proje bütçesinin herhangi bir kalemi altında doğrudan gider olarak bütçelendirilmiş bir gideri kapsamamalıdır.

- Uygunluk açısından Sözleşme Ek II-Genel Koşullar madde 14, 16 ve 17’de belirlenen koşulları taşımalıdır.

Bu kapsamda yukarıdaki şartları taşımakla birlikte proje için gerekli olan ilan masrafları, yakıt masrafları, kırtasiye masrafları, bankacılık masrafları, toplantı masrafları gibi maliyetler idari maliyetler kalemi arasında sayılabilecektir fakat bilgisayar, yazıcı, fotokopi makinesi gibi ofis ekipmanlarının alımı idari maliyetler kaleminden karşılanamaz.

Destek miktarı 200.000 TL’yi geçen kamu kurumları dahil tüm proje sahiplerinden denetim raporu istenecektir.

Aylık 1000 TL’yi geçmeyen ödemeler dışında, tüm ödemeler, proje hesabından diğer banka hesabına transfer şeklinde yapılacaktır. Proje hesabı, proje harcamalarının tamamının karşılandığı banka hesabı olduğundan bütçe kaleminin belirlenen bedelinden fazla yapılan ödemelerin de tamamı proje hesabından yapılmalıdır. Ancak, Ajans ara veya nihai ödemelerinde bütçe kalemi için belirlenen bedeli dikkate alarak ödeme yapacaktır.

Pazarlık usulü alımlarda SR Ek-3 ün Hazırlanması gereklidir. “İsteklilere Talimatlar” ekinin 1. Sayfasında da belirtildiği gibi ihalenize uygun olmayan tercihleri silmeniz gerekmektedir.

Satınalma rehberinde arka fonu gri olarak belirtilmiş kısımlarda değişiklik yapılabilir bunun dışında kalan kısımlar değiştirilemez yada eksiltilerek uygulanamaz.

Ajansa sunulan bütçe kalemleri içinde yer almayan, ancak proje içinde alınması planlanan personel için diğer kurum desteklerinden faydalanılmasında bir sakınca görülmemiştir.

İhale süreçlerinde bir sözleşme makamı vardır ve bu genelde yararlanıcının sözleşme imzalamaya yetkili kişisidir, ikinci olarak bir değerlendirme komitesi vardır ve komitenin yapılan işi değerlendirecek nitelikte kişilerden oluşmasında fayda vardır. Bu kişiler yararlanıcı tarafından görevlendirilir ve proje içinde görev alan kişilerden seçilmesinde bir sakınca görülmemektedir. Değerlendirme komisyonunda görev alan kişiler aynı ihalenin kabul komisyonunda yer alamazlar.

Evet ihalelerde görev alacak kişiler aynı olsa da ayrı formlar düzenlenmelidir.

Sözleşme imzalanmasını müteakip 15 gün içerisinde yatırılmadığı takdirde vergi dairesi ceza uygulamaktadır bunun için 15 gün içinde yatırılmasında fayda görülmektedir.